Vandaag aangifte BTW vierde kwartaal. Jawel, 28 januari, duidelijk niet mijn lievelingsklus.
Vier keer per jaar doe je die BTW aangifte opnieuw. Vier keer per kwartaal denk je: hoe ging dat ook weer? Wat heb ik nodig? Zie ik niets over het hoofd?
Maar nu ken ik Getting Things Done. En daarin staat het nut van checklists uitgelegd. Er worden niet veel woorden aan gespendeerd, en ik snapte eerst de potentie niet helemaal, maar nu wel. Zoiets bespaart je een hoop loze gedachten, en ook tijd.
Vanmorgen heb ik een checklist gemaakt voor de aangifte van BTW. Hoezo? Omdat ik het nogal beu ben, steeds opnieuw hetzelfde moeten bedenken. Iets dat ik vier keer per jaar doe onthoud ik niet precies. Daarom dus.
Wat staat er zo al op mijn checklist?
ach - ieder zal zijn eigen manier wel hebben, maar bij mij staat er bovenaan:
men neme:
map Kas, Bank, rekenmachine en eventuele nog uitstaande rekeningen
1. loop de uitstaande bankzaken langs en handel af (het kan nooit kwaad te beginnen met een bijgewerkte situatie)
2. acumulus.nl (zie zijbalk) alles wat bij 1 gedaan is registreren, ook kas bijwerken en meteen de kilometer declaraties. (dan ben ik daar ook helemaal bijgewerkt. de uren functie gebruik ik niet)
3. alle posten even langslopen voor de hele periode - klopt systeem met bank en kas? niets verkeerd geboekt, dubbel, verkeerd of wat dan ook? (Ik heb niet een enorme boekhouding dus dat kan wel per kwartaal. mooi dat ik er een foutje uithaalde vanochtend)
4. overzicht BTW periode printen (geweldig zo'n boekhoudprogramma, ik heb geen heimwee naar de tijd dat ik het in excel probeerde bij te houden)
5. alle mappen en papieren opruimen. (dat is een onderschatte werkzaamheid maar geloof me - probeer het eens, de wereld word er een vriendelijkere plek van) En dan de BTW map pakken. En die van de belastingdienst, want daar staat in waar ik ook weer de wachtwoorden veilig had opgeruimd...
6. belastingdienst.nl BTW aangifte doen.
7. jebank.nl meteen BTW betalen. (is het niet geweldig als je zoveel verdient dat je BTW mag afdragen en belasting mag betalen?)
8. alles weer opruimen. clean desk policy!
En dat is de checklist. Je kan er je wachtwoorden voor de belastingdienst natuurlijk ook opschrijven. Ik heb ze liever achter slot en grendel. Dan kan niemand ze per ongeluk weggooien of erger nog vinden en gebruiken...
De oplettende lezer ziet ook dat je na ieder puntje ook zou kunnen stoppen en op een later tijdstip door kan gaan. Zo wordt het overzichtelijker, en heb je steeds iets af. Stop je ook echt, doe dan altijd punt 8 alvast! Het is mijn thema voor januari 2010: ruim het weer op als je stop.
En hoe ziet mijn checklist eruit? Ik heb A6 kaartjes in een doosje staan, titel checklist in een kleurtje bovenlangs en alles er netjes voorop. Op de achterzijde noteer ik hoeveel tijd het me wanneer kostte. Dat helpt weer met plannen de volgende keer. Krijg ik eindelijk ook een realistisch idee van hoelang zoiets duurt. Want ik denk altijd dat iets 'even' duurt of 'dagen' - dat zegt meer over hoe leuk ik verwacht het te vinden!
